山西國科晉云先進(jìn)計(jì)算有限公司是在中國科學(xué)院、太原市人民政府、山西綜改示范區(qū)大力支持下組建的國有控股高新技術(shù)企業(yè)，擁有健全的技術(shù)體系、管理體系和業(yè)務(wù)資質(zhì)。公司建有院士工作站、中科院聯(lián)合研究中心等高層次研究平臺(tái)，牽頭承擔(dān)省市重點(diǎn)研發(fā)計(jì)劃和重大科技專項(xiàng)，擁有多項(xiàng)技術(shù)發(fā)明專利和軟件著作權(quán)。
為了優(yōu)化資源，更好的進(jìn)行內(nèi)控管理，決定啟用華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)為其進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
經(jīng)過調(diào)研，充分分析客戶需求后，華天動(dòng)力為山西國科晉云先進(jìn)計(jì)算有限公司建立綜合管理信息系統(tǒng)，打造個(gè)人辦公、會(huì)議管理、綜合行政管理、預(yù)算管理、內(nèi)部溝通平臺(tái)及審批平臺(tái)的多功能聯(lián)動(dòng)系統(tǒng)。針對(duì)費(fèi)控這塊，建立部門預(yù)算管理機(jī)制，有效合理的執(zhí)行預(yù)算管控，形成一體化的預(yù)算管理流程。
一、明確預(yù)算范圍、制定預(yù)算科目
華天動(dòng)力經(jīng)過仔細(xì)調(diào)研，確定了該公司執(zhí)行預(yù)算控制范圍，制定了預(yù)算科目，并為其配置了年度預(yù)算申報(bào)、年度預(yù)算調(diào)整、年度預(yù)算查看、預(yù)算報(bào)表、部門支出、預(yù)算審批、預(yù)算設(shè)置等模塊。并根據(jù)需求對(duì)“預(yù)算報(bào)表”模塊進(jìn)行了深度開發(fā)應(yīng)用。
預(yù)算報(bào)表模塊主要是統(tǒng)計(jì)各個(gè)預(yù)算部門下各科目的支出、凍結(jié)及余額等預(yù)算使用情況，可以對(duì)預(yù)算進(jìn)行精細(xì)化管控。而涉及到財(cái)務(wù)審批環(huán)節(jié)，權(quán)限控制非常必要，華天動(dòng)力專門為其配置了權(quán)限控制。
一級(jí)權(quán)限為公司領(lǐng)導(dǎo)層功能權(quán)限，可以查看公司全部預(yù)算費(fèi)控?cái)?shù)據(jù)，二級(jí)權(quán)限為部門權(quán)限，僅能查看本部門預(yù)算費(fèi)控情況。
二、表單關(guān)聯(lián)費(fèi)控，事前事后精打細(xì)算
根據(jù)山西國科晉云先進(jìn)計(jì)算有限公司需求，華天動(dòng)力為其配置了與預(yù)算費(fèi)控相關(guān)的19張表單，其中11張為事前事項(xiàng)審批，8張事后審批。
事前預(yù)算審批的表單，可提取全年預(yù)算使用進(jìn)度、當(dāng)期預(yù)算使用進(jìn)度數(shù)值，審批人可以在審批過程中對(duì)所選擇的預(yù)算部門及科目下的預(yù)算情況進(jìn)行時(shí)時(shí)監(jiān)控。事前預(yù)算只提取預(yù)算模塊的預(yù)算數(shù)值進(jìn)行百分比計(jì)算，審批的預(yù)算金額不需要回填到部門預(yù)算模塊。
事后預(yù)算申請(qǐng)類表單，同樣需要提取全年預(yù)算使用進(jìn)度和當(dāng)期預(yù)算使用進(jìn)度數(shù)值，并且預(yù)算報(bào)銷申請(qǐng)的預(yù)算金額需要回填到預(yù)算部門預(yù)算模塊，這里的回填表示要影響到部門預(yù)算中的預(yù)算金額、支出金額、凍結(jié)金額及余額的數(shù)值。
例如生產(chǎn)采購申請(qǐng)單、辦公采購申請(qǐng)、出差申請(qǐng)等，此類申請(qǐng)單均在實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生前對(duì)此項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行申請(qǐng)，待審批通過后，方可對(duì)此業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)際執(zhí)行。由于是事前類事項(xiàng)申請(qǐng)，因此審批通過后，不進(jìn)行后觸發(fā)操作，即事前類事項(xiàng)表單中填寫的金額等數(shù)據(jù)不影響預(yù)算模塊中的預(yù)算數(shù)值。
事前申請(qǐng)執(zhí)行后，再進(jìn)行事后報(bào)銷申請(qǐng)等工作。如：日常報(bào)銷單、專項(xiàng)報(bào)銷單、采購訂單報(bào)銷申請(qǐng)、差旅費(fèi)報(bào)銷等。此類表單在報(bào)銷審批通過后，會(huì)根據(jù)所選擇的的成本中心和預(yù)算科目進(jìn)行預(yù)算數(shù)值的計(jì)算，通過后觸發(fā)技術(shù)對(duì)預(yù)算模塊的預(yù)算數(shù)值進(jìn)行相應(yīng)的改變。例如在申請(qǐng)人發(fā)送表單后，會(huì)占用預(yù)算此時(shí)為凍結(jié)；退文到申請(qǐng)人時(shí)，凍結(jié)的預(yù)算釋放；申請(qǐng)人撤銷申請(qǐng)單后凍結(jié)的預(yù)算釋放；審批通過后凍結(jié)預(yù)算變?yōu)橐延妙A(yù)算；審批如果不通過，凍結(jié)預(yù)算釋放、預(yù)算余額恢復(fù)。
華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)通過表單穿透關(guān)聯(lián)技術(shù)，對(duì)事前、事后進(jìn)行精確費(fèi)控管理，有效解決了山西國科晉云先進(jìn)計(jì)算有限公司傳統(tǒng)管理模式下費(fèi)控概念模糊、項(xiàng)目費(fèi)用超支、浪費(fèi)源頭難追溯的難題，有效為企業(yè)節(jié)約了大量資金。
華天動(dòng)力專注OA20年，在預(yù)算費(fèi)控方面也有所專攻，針對(duì)不同行業(yè)、不同規(guī)模的公司提供專屬的解決方案，一案一策為客戶提供最好的服務(wù)。
來源：新浪 《數(shù)字費(fèi)控創(chuàng)佳績(jī)，科技公司高度認(rèn)可華天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng)》
OA系統(tǒng)：http://bj-bwt.com/
