文檔是企業(yè)重要的智力資產(chǎn)。文檔的留存是一個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的文化沉淀，一個(gè)企業(yè)通過(guò)不斷的發(fā)展壯大，企業(yè)的相關(guān)文檔也隨之留存下來(lái)，成為企業(yè)重要的智力資產(chǎn)。目前已經(jīng)有越來(lái)越多的企業(yè)注重企業(yè)文化的傳承，傳統(tǒng)的文檔管理的儲(chǔ)存和搜索提取功能已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)的需求，知識(shí)管理的重要性已經(jīng)被更多的管理者所認(rèn)可。
華天動(dòng)力V8.0知識(shí)管理根據(jù)客戶的實(shí)際需求，為用戶搭建一個(gè)知識(shí)積累、共享、應(yīng)用、創(chuàng)新的平臺(tái)。該平臺(tái)可以對(duì)企業(yè)文檔進(jìn)行權(quán)限管理，版本控制，文件保護(hù)，全文檢索等功能。
從一個(gè)經(jīng)典的案例看知識(shí)管理：
青島某有機(jī)硅有限公司，香港獨(dú)資企業(yè)，投資4000萬(wàn)美元，于2013年建成，該集團(tuán)是全球五大泳鏡生產(chǎn)廠商之一。主要生產(chǎn)游泳帽、游泳眼鏡、游泳手套、耳塞、布泳帽、有機(jī)硅硅橡膠等。產(chǎn)品絕大部分銷往國(guó)際市場(chǎng)，有SPEEDO、DECATHLON、ARENA、TYR、PUMA、SPURT等世界知名的游泳產(chǎn)品品牌商。由于每種產(chǎn)品都有自己的標(biāo)準(zhǔn),生產(chǎn)時(shí)一定要符合標(biāo)準(zhǔn)，如果不達(dá)標(biāo)，則沒(méi)有辦法出庫(kù)。由于產(chǎn)品種類多，需要通過(guò)文檔中心，將所有產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)形成文檔，上傳，供各種職能人員查看，提高工作效率。
企業(yè)知識(shí)管理主要存在的現(xiàn)象和問(wèn)題是：
以紙質(zhì)存儲(chǔ)的文檔受時(shí)間的局限性，年久易損，易丟失，查找困難。
電子文檔未有集中管理，則收集統(tǒng)計(jì)困難，權(quán)責(zé)不明。
文檔管理人在交接時(shí)，未有詳細(xì)文檔說(shuō)明導(dǎo)致文檔查找困難。
文檔權(quán)限劃分不明，文件版本劃分混亂，且文檔命名不規(guī)范。
文檔安全缺乏保障，無(wú)法有效協(xié)作共享。
異地辦公，文檔查找、傳遞效率低。
學(xué)習(xí)文檔時(shí)出現(xiàn)疑問(wèn)，沒(méi)有溝通學(xué)習(xí)的渠道。
文檔類別混亂，查找起來(lái)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，無(wú)法促進(jìn)員工積極有效學(xué)習(xí)。
針對(duì)以上問(wèn)題，華天動(dòng)力OA為其規(guī)劃了一整套知識(shí)管理方案，為其定制專屬的知識(shí)管理平臺(tái)。
1.統(tǒng)一的知識(shí)體系框架
知識(shí)管理平臺(tái)通過(guò)構(gòu)建統(tǒng)一的知識(shí)管理體系，形成共享且安全的知識(shí)發(fā)布、瀏覽、應(yīng)用體系，以實(shí)現(xiàn)全公司知識(shí)共享的知識(shí)管理目標(biāo)。建立統(tǒng)一的知識(shí)架構(gòu)，包括知識(shí)分類、知識(shí)標(biāo)簽、文檔編號(hào)、文檔版本、文檔存放目錄、文檔審批流程等進(jìn)行規(guī)范化。各部門在使用時(shí)，可以通過(guò)工作目錄及知識(shí)體系目錄的權(quán)限來(lái)打造各部門自己的知識(shí)體系，使得公司的知識(shí)得到全面的使用并擴(kuò)展，將分散的知識(shí)進(jìn)行有序、有效的整合，提高知識(shí)管理的效率和知識(shí)利用率。
2.靈活的權(quán)限控制
對(duì)于保密的文檔我們可以控制把權(quán)限不開(kāi)放給不能看的員工，對(duì)于有些只能查看不能編輯的用戶，我們只給他查看權(quán)限，甚至可以修改的用戶我們可以控制他是否可以刪除及下載文件，權(quán)限控制到每個(gè)細(xì)節(jié)，讓文檔管理更為規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。
3.符合ISO的版本控制
對(duì)于企業(yè)多變的文檔信息，多人員操作同一文檔，通常修改記錄很難控制，修改過(guò)程中出問(wèn)題很難查找，有了版本控制所有問(wèn)題迎刃而解，并且我們記錄了修改時(shí)間和修改人，方便后續(xù)的問(wèn)題處理。該功能也為企業(yè)實(shí)現(xiàn)ISO文檔化提供了強(qiáng)有力的工具。
4.動(dòng)態(tài)水印技術(shù)
互聯(lián)網(wǎng)下的移動(dòng)辦公為員工提供了隨時(shí)隨地查閱文檔資料的便利，提升了工作效率，但同時(shí)也存在重要保密文檔被泄密的風(fēng)險(xiǎn)。動(dòng)態(tài)水印技術(shù)的應(yīng)用在一定程度上降低了文檔被泄密的風(fēng)險(xiǎn)。在對(duì)重要的機(jī)密文檔，可設(shè)置水印功能，文檔在被查閱時(shí)可動(dòng)態(tài)加載當(dāng)前閱讀人員的個(gè)人信息作為水印，一旦出現(xiàn)重要資料外泄，可快速追溯相關(guān)人員，尋找傳播的源頭，也在一定程度上對(duì)員工的保密意識(shí)起到警醒的作用。
5.電子印章校驗(yàn)
一個(gè)公司規(guī)范性文檔，在經(jīng)過(guò)審批后，加蓋電子印章，然后存儲(chǔ)在知識(shí)管理里面，在知識(shí)管理中打開(kāi)時(shí)，能夠看到上面的電子印章，能夠看到印章的校驗(yàn)效果。
6.強(qiáng)大的查詢功能
知識(shí)管理可以對(duì)其管理的文件、問(wèn)答、帖子、圖冊(cè)進(jìn)行多樣化的查詢，如按文檔名稱、關(guān)鍵字，文檔編號(hào)，創(chuàng)建人、創(chuàng)建日期等進(jìn)行查詢，如果上述查詢項(xiàng)目的內(nèi)容都不清楚，則可以通過(guò)全文檢索的功能對(duì)office等文檔的內(nèi)容進(jìn)行檢索，快速定位到需要的文檔，提高了工作的效率。
7.地圖化知識(shí)分類
根據(jù)系統(tǒng)中知識(shí)積累的情況，通過(guò)繪制出不同的知識(shí)地圖，從而將相關(guān)知識(shí)進(jìn)行匯聚，方便用戶將各類知識(shí)有序化、體系化展現(xiàn)出來(lái)。對(duì)于需要查找的知識(shí)，用戶還可以通過(guò)地圖類別可以快速查找相關(guān)地圖，進(jìn)而通過(guò)地圖引導(dǎo)用戶快速找到所需的知識(shí)。
8.專家在線答疑解惑
對(duì)工作中的業(yè)務(wù)問(wèn)題，還可以直接向?qū)＜姨釂?wèn)，獲得專家的權(quán)威解答；或者向?qū)＜野l(fā)送內(nèi)部郵件，和專家進(jìn)行線上有效的溝通交流，對(duì)專家知識(shí)進(jìn)行分享。
9.專家文檔集中查看
通過(guò)專家地圖可以查看當(dāng)前專家的簡(jiǎn)介、擅長(zhǎng)、發(fā)表的觀點(diǎn)文檔、專家點(diǎn)評(píng)過(guò)的文檔，以及當(dāng)前專家文檔被分享閱讀、評(píng)論、下載的次數(shù)。查看某個(gè)專家地圖，還可以具體查看當(dāng)前專家的熱點(diǎn)文檔、最近讀者。對(duì)有查看權(quán)限的專家文檔，還可以點(diǎn)擊查看專家文檔，對(duì)文檔進(jìn)行評(píng)論回復(fù)、和專家進(jìn)行線上討論交流。
10.社區(qū)化知識(shí)分享
知識(shí)社區(qū)通過(guò)發(fā)布帖子的方式分享知識(shí)，對(duì)感興趣的帖子，用戶可自愿加入版塊，獲取創(chuàng)建帖子、對(duì)別人的帖子進(jìn)行點(diǎn)贊、評(píng)論等權(quán)限，通過(guò)點(diǎn)贊和評(píng)論方式與其他用戶進(jìn)行交流、討論，分享自身見(jiàn)解及感受，達(dá)到交換知識(shí)的目的。
11.文檔利用實(shí)時(shí)監(jiān)控
系統(tǒng)中存放在各個(gè)不同的文檔目錄中的文檔有很多不同的狀態(tài)，在文檔監(jiān)控中按照文檔狀態(tài)的維度很清晰的顯示不同狀態(tài)對(duì)應(yīng)的文檔，文檔管理員可以實(shí)時(shí)監(jiān)控文檔當(dāng)前狀態(tài)、共享情況、監(jiān)控文檔日志等對(duì)文檔進(jìn)行管理。
青島某有機(jī)硅有限公司主要以生產(chǎn)游泳帽、游泳眼鏡、游泳手套、耳塞、布泳帽、有機(jī)硅硅橡膠等產(chǎn)品。產(chǎn)品種類繁多，在生產(chǎn)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生格式的生產(chǎn)文件，同過(guò)華天動(dòng)力辦公系統(tǒng)的文檔中心，將生成文檔分類、分權(quán)限存放，便于相關(guān)人員查看，極大的提高了員工的工作效率，同時(shí)也規(guī)范了企業(yè)的文檔管理規(guī)范，提高了員工的素質(zhì)，帶動(dòng)企業(yè)文化的沉淀，收到了該集團(tuán)全體員工的好評(píng)。
除此之外華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)知識(shí)管理平臺(tái)還有很多功能：
文檔的留存是一個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的文化沉淀，一個(gè)企業(yè)通過(guò)不斷的發(fā)展壯大，企業(yè)的相關(guān)文檔也隨之留存下來(lái)，成為企業(yè)重要的智力資產(chǎn)。
華天動(dòng)力辦公系統(tǒng)的知識(shí)管理可以對(duì)企業(yè)文檔、知識(shí)等進(jìn)行統(tǒng)一的管理，所有文檔可以在線查看，脫離地域空間及時(shí)間的限制，提高了員工的工作效率；在文檔的管理上無(wú)需更多的人力進(jìn)行維護(hù)，減少了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本；通過(guò)知識(shí)管理可以加深員工對(duì)企業(yè)的了解，規(guī)范化工作流程，使新員工更快速的融入其中；對(duì)知識(shí)管理的文檔進(jìn)行查看、下載、修改等操作的時(shí)候都會(huì)生成相應(yīng)的操作記錄，保證文檔追溯的時(shí)候有跡可循，亦可通過(guò)該過(guò)程了解文檔的變遷過(guò)程，更深一步的來(lái)說(shuō)是展示了一個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷程。
OA系統(tǒng)：http://bj-bwt.com/ 
