合同是甲乙雙方的交易憑據(jù)，在信息化飛速發(fā)展的今天，越來越多的企業(yè)開始注重對(duì)合同的管理。華天動(dòng)力OA針對(duì)這一情況做了大量的需求調(diào)研，研發(fā)出符合企業(yè)合同管理需求的采購(gòu)合同模塊，提供對(duì)合同全生命周期的管理，從合同的建立、審批到付款計(jì)劃、合同評(píng)估、進(jìn)度把控、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督。幫助企業(yè)規(guī)范合同的簽訂和執(zhí)行，能夠有效的優(yōu)化管理、防范風(fēng)險(xiǎn)。
在過去的采購(gòu)合同中主要存在的現(xiàn)象和問題是：
無采購(gòu)合同建立或記錄的統(tǒng)一平臺(tái)，無法實(shí)現(xiàn)采購(gòu)合同的一次錄入多次使用；采購(gòu)合同無靈活的審批流程設(shè)置，無法適應(yīng)多變的采購(gòu)需要。
無標(biāo)準(zhǔn)的合同范本下載，使采購(gòu)合同內(nèi)容不統(tǒng)一，加大企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)。
無法針對(duì)合同制定付款計(jì)劃，無法記錄每次付款情況，無法通過概覽表查看付款的明細(xì)。
無法針對(duì)合同建立評(píng)價(jià)、進(jìn)度/風(fēng)險(xiǎn)等信息，缺乏對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)管控；對(duì)于已經(jīng)無法執(zhí)行的合同，無法實(shí)現(xiàn)合同的終止以及提醒相關(guān)人員。
針對(duì)合同到期和付款計(jì)劃到期等信息無法設(shè)置自動(dòng)提醒，仍需采購(gòu)人員人為記住關(guān)鍵日期，浪費(fèi)采購(gòu)人員的精力和時(shí)間。
無全部合同的監(jiān)控和查看的位置，使單位領(lǐng)導(dǎo)無法整體掌控和管理合同。
無法自動(dòng)生成合同的相關(guān)報(bào)表，無法及時(shí)查看合同的已付、未付和執(zhí)行情況。
無后臺(tái)數(shù)據(jù)的維護(hù)管理，使合同使用字段數(shù)據(jù)等信息的添加不方便，使用不靈活。
一、合同臺(tái)賬
合同臺(tái)賬功能是記錄采購(gòu)合同的基本信息、付款計(jì)劃、付款歷史等內(nèi)容。采購(gòu)人員可在“合同臺(tái)賬”中進(jìn)行新建，并可針對(duì)此合同臺(tái)賬還可記錄合同評(píng)價(jià)、進(jìn)度/風(fēng)險(xiǎn)等信息；對(duì)于無法執(zhí)行的合同可進(jìn)行終止操作。
合同臺(tái)賬基本信息
合同臺(tái)賬付款計(jì)劃
合同臺(tái)賬付款歷史
合同評(píng)價(jià)
進(jìn)度/風(fēng)險(xiǎn)
終止合同
二、付款計(jì)劃及付款歷史
采購(gòu)人員可在“付款計(jì)劃”中針對(duì)某一采購(gòu)合同制定付款計(jì)劃，寫明具體的計(jì)劃日期和計(jì)劃金額，當(dāng)已經(jīng)完成付款后，可將此計(jì)劃標(biāo)記為已付款；采購(gòu)人員在付款歷史中可針對(duì)某合同記錄其付款情況和退款情況；采購(gòu)人員在合同付款概覽中可按照合同編號(hào)、截止日期、付款狀態(tài)等信息查詢，并可查看已付和未付金額的明細(xì)內(nèi)容。
新建付款計(jì)劃
新建付款記錄
新建退款記錄
合同付款概覽
三、合同審批
根據(jù)采購(gòu)管理員在“合同審批設(shè)置”中設(shè)置的審批方式來決定合同臺(tái)賬新建后是否進(jìn)行審批或以何種方式審批。如選擇“合同新建不需要審批”，則可直接新建合同臺(tái)賬，無需審批；如選擇“合同需要內(nèi)部指定人員審批同意后新建”，則采購(gòu)人員發(fā)起合同臺(tái)賬后，則由指定人員到“采購(gòu)合同”-“合同審批”中進(jìn)行審批操作，通過后方可建立合同臺(tái)賬；如選擇“合同需要通過審批流程同意后新建”，則會(huì)出現(xiàn)“合同審批流程設(shè)置”按鈕，在此處進(jìn)行流程設(shè)置后，采購(gòu)人員發(fā)起合同臺(tái)賬需要按照此流程進(jìn)行審批，審批通過后方可建立合同臺(tái)賬。
合同審批設(shè)置
合同審批
四、合同提醒
采購(gòu)管理員可根據(jù)實(shí)際需要在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置中設(shè)置合同到期前、付款計(jì)劃到期前多少天，以系統(tǒng)消息、電子郵件的形式提醒，同時(shí)可設(shè)置提醒語。設(shè)置之后，如有相關(guān)的合同、付款計(jì)劃符合條件，則會(huì)提醒對(duì)應(yīng)的采購(gòu)人員，采購(gòu)人員可在合同提醒中進(jìn)行查看。
付款提醒設(shè)置
合同到期提醒設(shè)置
付款計(jì)劃提醒
合同截止日提醒
五、全部合同
單位的所有采購(gòu)合同均可以在全部合同中查看，方便領(lǐng)導(dǎo)對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行管理和監(jiān)控。此處功能同合同臺(tái)賬。
全部合同
合同查看
六、合同報(bào)表
合同報(bào)表中根據(jù)采購(gòu)人員錄入的相關(guān)數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動(dòng)生成月度采購(gòu)統(tǒng)計(jì)、季度采購(gòu)統(tǒng)計(jì)、年度采購(gòu)統(tǒng)計(jì)、付款明細(xì)報(bào)表、合同付款概覽等，供相關(guān)人員查看。
合同報(bào)表
年度采購(gòu)統(tǒng)計(jì)表
付款明細(xì)報(bào)表
合同付款概覽
七、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置中可維護(hù)商品類型、采購(gòu)商品信息、供應(yīng)商分類、供應(yīng)商、合同分類、合同范本、合同付款方式、支付方式、發(fā)票類型、付款計(jì)劃提醒設(shè)置、合同到期提醒設(shè)置、合同審批設(shè)置等內(nèi)容，用來支撐采購(gòu)合同模塊的正常使用。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置
采購(gòu)商品信息
供應(yīng)商信息
合同范本
以上圖示詳解，我們可以發(fā)現(xiàn)華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)采購(gòu)合同模塊特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)明顯，為客戶提供了一體化合同管理平臺(tái)，規(guī)范合同管理，讓企業(yè)合同可看、可查、可提醒、可統(tǒng)計(jì)，具體優(yōu)勢(shì)如下：
1. 統(tǒng)一的使用平臺(tái)
采購(gòu)合同模塊為用戶提供了一體化的合同管理平臺(tái)，包含合同簽訂、審批、執(zhí)行、風(fēng)險(xiǎn)、監(jiān)管的全過程；其中所有的事項(xiàng)均可基于合同臺(tái)賬的基礎(chǔ)上進(jìn)行記錄，真正實(shí)現(xiàn)了一次錄入多次使用的原則，讓同此合同相關(guān)的內(nèi)容不再零散，集中體現(xiàn)在一處，也方便領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行監(jiān)督和管理。
2. 規(guī)范的模板管理
企業(yè)可將確認(rèn)的采購(gòu)合同范本上傳至采購(gòu)合同模塊中，供采購(gòu)人員同供應(yīng)商簽訂合同時(shí)使用，這樣一來可以規(guī)范單位的采購(gòu)合同，二來可有效的減少企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)。
3. 貼心的消息提醒
華天OA的采購(gòu)合同模塊中提供合同到期前、付款計(jì)劃到期前的提醒功能，提前告知忙碌的采購(gòu)人員，讓其有時(shí)間做溝通和準(zhǔn)備工作，避免遺忘。
4. 全面的領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)管
單位全部的采購(gòu)合同信息均以電子的形式存儲(chǔ)，領(lǐng)導(dǎo)可在全部合同中隨時(shí)檢索查看，有效的避免了需要時(shí)找不到或是找到了看不清的情況；而且領(lǐng)導(dǎo)還可查看每條合同臺(tái)賬的基本信息、收款情況、進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)，并能對(duì)此做出評(píng)價(jià)，方便領(lǐng)導(dǎo)對(duì)采購(gòu)工作的監(jiān)督和管理。
5. 自動(dòng)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表
采購(gòu)合同模塊根據(jù)采購(gòu)人員日常錄入的相關(guān)信息，自動(dòng)生成合同的相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，減輕了采購(gòu)人員二次制作報(bào)表的工作，也減少了數(shù)據(jù)的出錯(cuò)率，提高了工作效率。同時(shí)單位領(lǐng)導(dǎo)也能實(shí)時(shí)通過報(bào)表了解采購(gòu)情況和付款進(jìn)度，方便領(lǐng)導(dǎo)對(duì)采購(gòu)工作的整體掌握。
OA系統(tǒng)：
http://bj-bwt.com/ 
