OA系統(tǒng)以其“見長于工作流”的顯著優(yōu)勢區(qū)別于ERP、CRM、HR等專業(yè)系統(tǒng)，成為眾多大中型組織IT系統(tǒng)中不可或缺的管理軟件之一，然而多年來在費(fèi)用支出與財務(wù)管理領(lǐng)域，OA系統(tǒng)仍舊僅僅扮演著對費(fèi)用報銷流程進(jìn)行管理的角色，沒有充分發(fā)揮其應(yīng)有的潛力。
那么，
OA系統(tǒng)作為具有高性價比優(yōu)勢的管理軟件，如何實(shí)現(xiàn)功能定位與應(yīng)用邊界的有效突破？如何實(shí)現(xiàn)內(nèi)在價值的本質(zhì)提升？如何實(shí)現(xiàn)從“費(fèi)用報銷”到“預(yù)算費(fèi)控全程管理”的時代跨越？在此，華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)給出了自己的答案。
對費(fèi)用支出與資金財務(wù)進(jìn)行全流程的預(yù)算費(fèi)控管理，并非
OA系統(tǒng)中的某個功能模塊所能解決的，華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)專門為“預(yù)算費(fèi)控的全程管理”構(gòu)建了一個完整的支撐體系，其中包括前期計(jì)劃階段的預(yù)算大綱編制，預(yù)算執(zhí)行過程中的費(fèi)用管控，和對預(yù)算執(zhí)行情況的分析與數(shù)據(jù)呈現(xiàn)。如下圖：“預(yù)算費(fèi)控的全程管理”支撐體系，
從上圖不難看出，一個科學(xué)完整的預(yù)算費(fèi)控管理體系涵蓋了從確認(rèn)費(fèi)控范圍、預(yù)算科目編制、預(yù)算申報、預(yù)算審批，到費(fèi)用申請與支出審批、預(yù)算預(yù)警，再到預(yù)算調(diào)整與結(jié)轉(zhuǎn)、預(yù)算分?jǐn)偱c預(yù)提，最后是預(yù)算分析與數(shù)據(jù)報表。
華天動力用
OA系統(tǒng)構(gòu)建“預(yù)算費(fèi)控全程管理平臺”的亮點(diǎn)
1.確認(rèn)費(fèi)控邊界與預(yù)算科目
依據(jù)未來1-3年的發(fā)展戰(zhàn)略與未來1年的經(jīng)營計(jì)劃，財務(wù)部門負(fù)責(zé)編制年度預(yù)算大綱報請高層管理者審批，預(yù)算編制的工作往往從確定費(fèi)控范圍開始。
確定費(fèi)控的部門邊界
在實(shí)際操作中，不論超大型集團(tuán)、大中型組織，還是小微企業(yè)，其內(nèi)部并非所有的部門或分支機(jī)構(gòu)都需要被納入到預(yù)算費(fèi)控的范圍，
如上圖所示，對于像金信集團(tuán)這樣的大型集團(tuán)公司來說，其個別三級單位就可以不被納入到費(fèi)控管理的范疇，比如集團(tuán)總部的總經(jīng)辦、人力資源部、財務(wù)部，除此之外的其它二級單位和三級部門都將被統(tǒng)一納入到預(yù)算費(fèi)控的管理范疇。
確定費(fèi)控的預(yù)算科目
財務(wù)部門在編制預(yù)算科目時，都會根據(jù)自身的特點(diǎn)對預(yù)算科目分級并確認(rèn)哪些費(fèi)用需要進(jìn)行預(yù)算費(fèi)控，哪些支出則不需要進(jìn)行費(fèi)控，一般會將費(fèi)用支出大致分為兩大類，第一類是管理費(fèi)用，主要包括工資、獎金、保險公積金、房租、水電，廣告費(fèi)、活動費(fèi)、業(yè)務(wù)招待、差旅、交通、會務(wù)、培訓(xùn)等各類費(fèi)用；二是非管理費(fèi)用，比如營業(yè)稅、增值稅、所得稅等各類稅費(fèi)。如下圖，
導(dǎo)入預(yù)算數(shù)據(jù)
財務(wù)部門分別就“費(fèi)控的部門邊界”和“預(yù)算科目”反復(fù)與高層管理者溝通確認(rèn)后，可以通過華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入接口，直接把預(yù)算數(shù)據(jù)從Excel預(yù)算模板或金蝶、用友、ERP等管理軟件導(dǎo)入OA系統(tǒng)中。
2.預(yù)算申報與審批
依據(jù)年度工作計(jì)劃申報年度預(yù)算
費(fèi)控范圍和預(yù)算科目確定之后，財務(wù)部門會在華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)中以“重要文件”的形式發(fā)布年度預(yù)算大綱，各部門或分子單位可在
OA系統(tǒng)里第一時間收到新消息提醒，按照預(yù)算大綱的要求和本部門/分子單位的年度/月度工作計(jì)劃與資金需求編制年度與月度預(yù)算，
從上圖“生產(chǎn)事業(yè)部年度/月度預(yù)算申報”可以看出，生產(chǎn)事業(yè)部在2018年申報的預(yù)算總額是400000元，預(yù)算科目分別為“差旅費(fèi)、管理費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)以及其他費(fèi)用”，同時生產(chǎn)事業(yè)部也對各月度預(yù)算進(jìn)行了申報。
年度預(yù)算的匯總與審批
各部門/分子單位在華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)中完成各自的預(yù)算申報后，
OA系統(tǒng)隨即匯總各部門/分子單位所申報的預(yù)算數(shù)據(jù)，并開啟年度預(yù)算的審批流程，CFO、CEO/董事長會結(jié)合年度財務(wù)指標(biāo)、年度經(jīng)營計(jì)劃里的信息，以及各部門提交的年度工作計(jì)劃，研究并最終確定其年度與月度預(yù)算額度，如下圖。
3.費(fèi)用申請與報銷審批
預(yù)算內(nèi)費(fèi)用申請
基于華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)的預(yù)算費(fèi)控全程管理平臺，可以實(shí)現(xiàn)一般費(fèi)用申請，如差旅費(fèi)、招待費(fèi)等各類費(fèi)用的申請流程，
上圖中，市場部在申請發(fā)布會廣告費(fèi)時，可以在華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)中提交請款單，在填寫表單時，可以添加相關(guān)附件“發(fā)布會廣告投放明細(xì)”和關(guān)聯(lián)表單“項(xiàng)目立項(xiàng)申請表”。當(dāng)然，不同的單位對于預(yù)算費(fèi)用的管控強(qiáng)度不同，有的單位個別科目超預(yù)算不可追加，有的單位則對個別科目在超出當(dāng)月預(yù)算且在該科目項(xiàng)下年度預(yù)算尚未用完的情況下，仍可以成功提交費(fèi)用申請。
預(yù)算內(nèi)費(fèi)用報銷審批
對于已經(jīng)發(fā)生的實(shí)際費(fèi)用支出，可以在
OA系統(tǒng)中提交費(fèi)用報銷單，比如市場部在市場推廣活動中產(chǎn)生的招待費(fèi)用，在OA系統(tǒng)中提交“業(yè)務(wù)招待費(fèi)報銷單”，如下圖，
財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和其他領(lǐng)導(dǎo)在審批時，可以查看該筆申請是否在預(yù)算內(nèi)，該科目項(xiàng)下預(yù)算的可用余額是多少。特別地，在華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)中，正在審批中的預(yù)算額度會被暫時凍結(jié)，直到審批流程完成后該筆額度會被劃轉(zhuǎn)到“已用額度”中。
設(shè)置預(yù)算偏差預(yù)警
華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)可以對每個部門／分子單位的每個預(yù)算科目，依據(jù)不同的業(yè)務(wù)類型設(shè)置不同的預(yù)算臨界值預(yù)警，具體表現(xiàn)為一個“科目預(yù)警和允許偏差”，如下圖所示，
如果設(shè)置廣告費(fèi)科目預(yù)警為95%，則表示當(dāng)廣告投放實(shí)際發(fā)生費(fèi)用支出達(dá)到廣告預(yù)算額度95%以上時，
OA系統(tǒng)會發(fā)出預(yù)警提醒；有的單位允許個別預(yù)算科目的實(shí)際費(fèi)用支出超出預(yù)算額度的5%（允許偏差），當(dāng)實(shí)際費(fèi)用支出超過預(yù)算的105%時，則無法直接申請審批，需要進(jìn)行“預(yù)算外費(fèi)用的審批”。
預(yù)算外費(fèi)用審批
對于某些計(jì)劃外的特殊費(fèi)用支出，當(dāng)初在做預(yù)算時沒有編制相應(yīng)類目或業(yè)務(wù)的預(yù)算科目，或是已有預(yù)算科目因?yàn)槟承┨厥馇闆r實(shí)際費(fèi)用支出超出預(yù)算，華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)也可以提供在預(yù)算期內(nèi)新增預(yù)算科目和對已有科目的預(yù)算追加功能。
4.預(yù)算調(diào)整與結(jié)轉(zhuǎn)
預(yù)算調(diào)整
在實(shí)操中往往會出現(xiàn)兩種“預(yù)算不足”的情況，一種是總體預(yù)算不足，另一種是結(jié)構(gòu)性預(yù)算不足。對于總體預(yù)算不足的情況，可以在華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)里發(fā)起“追加預(yù)算”的申請流程，如下圖所示
所謂“結(jié)構(gòu)性預(yù)算不足”，比如市場部年度總體預(yù)算尚未用完，但是“廣告費(fèi)”項(xiàng)下的實(shí)際花費(fèi)已經(jīng)超過預(yù)算額度的105%，此時，可以在市場部總體預(yù)算內(nèi)部進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。
預(yù)算結(jié)轉(zhuǎn)
如果到當(dāng)月的最后一天預(yù)算沒有用完，華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)可以將其自動結(jié)轉(zhuǎn)到下月，并對相應(yīng)科目的預(yù)算額度進(jìn)行累加，但如果到一個財年結(jié)束仍有剩余預(yù)算，則系統(tǒng)默認(rèn)自動清零。
5.預(yù)算分?jǐn)偱c預(yù)提
“公共費(fèi)用”的預(yù)算分?jǐn)?/strong>
對于進(jìn)行全面預(yù)算費(fèi)控的單位，除了上面提到的各個部門/分子單位的常見費(fèi)用，還有一個“公共費(fèi)用”的分支，比如房租、水電、網(wǎng)絡(luò)專線與電話費(fèi)用，財務(wù)部門需要把這些“公共費(fèi)用”分?jǐn)偟礁鱾€部門的預(yù)算里。
財年期末的費(fèi)用預(yù)提
不論財務(wù)年度是在12月封賬還是在次年的2、3月份封賬，只要在財年期末封賬前，哪個部門還有預(yù)算余額的，比如，IT部門在“IT系統(tǒng)建設(shè)費(fèi)”科目項(xiàng)下還有150萬的可使用預(yù)算額度，IT部門就可以在OA系統(tǒng)里預(yù)提預(yù)算余額，確保IT系統(tǒng)采購項(xiàng)目的順利執(zhí)行，待下一財年財務(wù)開賬后，再報銷仍可計(jì)入上一財年預(yù)算。
6.多維預(yù)算分析與數(shù)據(jù)報表
華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)可以專門針對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行多維度的數(shù)據(jù)分析與呈現(xiàn)，高層管理人員可以隨時了解不同部門/分子單位、不同預(yù)算周期、不同預(yù)算科目的總額、已花費(fèi)金額、凍結(jié)中金額、剩余預(yù)算金額，如下圖所示，
同時，高層管理人員還可以從上圖中點(diǎn)選某個部門，按部門查看預(yù)算科目的費(fèi)用支出明細(xì)表，
上圖中，部門的年度預(yù)算總額，預(yù)算余額，已發(fā)生費(fèi)用，凍結(jié)費(fèi)用各占百分比，以及像差旅費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、招待費(fèi)這樣的預(yù)算科目的各項(xiàng)年度/月度數(shù)據(jù)都可以清晰地匯總在一張表上。
綜上不難看出，對預(yù)算和費(fèi)控的管理不能也不應(yīng)該僅僅停留在財務(wù)層面，也更不是一個財務(wù)部門所能完成的?；谌A天動力協(xié)同OA系統(tǒng)構(gòu)建的“預(yù)算費(fèi)控全程管理平臺”，可以對預(yù)算執(zhí)行過程與執(zhí)行結(jié)果的反饋進(jìn)行有效管控，可以讓組織的預(yù)算管理、費(fèi)控管理不流于形式，真正落地執(zhí)行，可以統(tǒng)一組織各部門/分子單位的業(yè)務(wù)信息、項(xiàng)目信息、人力資源信息、以及工作計(jì)劃與費(fèi)用支出計(jì)劃，讓所有部門都參與進(jìn)來，讓預(yù)算費(fèi)控成為每個員工開展工作所必需的“工具”而非阻礙進(jìn)度與工作效率的“枷鎖”。
同時，“預(yù)算費(fèi)控全程管理平臺”也可以使高層管理者/決策者隨時了解每一筆資金的流向，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行效果以及存在的問題，逐一分析研究并采取相應(yīng)的控制策略，由此，華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)真正完成了從傳統(tǒng)的OA報銷審批到預(yù)算費(fèi)控全程管理的時代跨越。
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